Dwa stanowiska po 4 000 zł, konfiguracja za 3 000 zł i warsztat za 2 000 zł dają budżet 13 000 zł. Na tym fikcyjnym przykładzie sprawdzisz ilości, źródła cen i daty płatności. Każdy koszt połącz z zadaniem projektu. Poprawna suma nie potwierdza jeszcze kwalifikowalności wydatku.
Oddziel koszt projektu od kwoty wsparcia
Prowadź osobne kolumny na koszt planowany, koszt uznany za kwalifikowalny według dokumentacji i wnioskowane wsparcie. Przygotuj też widok przepływów pieniężnych, czyli dat zapłaty i spodziewanych wpływów. Dzięki temu nie ukryjesz potrzeby finansowania faktury przed refundacją.
Status VAT, sposób rozliczania kosztów i wymagane procedury zakupowe sprawdzaj dla danego programu. Nie zakładaj jednego sposobu dla wszystkich dotacji. W dokumentacji Ścieżki SMART PARP przewodnik wydatków i model finansowy są osobnymi dokumentami, które należy czytać w powiązaniu z odpowiednią rundą.
Przy przygotowaniu pierwszej działalności zobacz też, jak połączyć wydatki z opisem we wniosku PUP. Przykład PUP ma własny zakres i nie przejmuje zasad projektów unijnych.
Ten przykład jest arkuszem organizacyjnym z fikcyjnymi cenami. Nie jest modelem finansowym instytucji ani potwierdzeniem, że wymienione wydatki mogą być finansowane w konkretnym naborze.
Budżet projektu: przykład na 13 000 zł
Załóżmy projekt usprawnienia obsługi zamówień. Kwoty poniżej są umowne, w jednym przyjętym ujęciu netto, wyłącznie do pokazania rachunku. Nie stanowią ofert dostawców.
| ID | Pozycja | Ilość | Cena jednostkowa | Wartość |
|---|---|---|---|---|
| K-01 | Stanowisko robocze | 2 szt. | 4 000 zł | 8 000 zł |
| K-02 | Usługa konfiguracji | 1 usługa | 3 000 zł | 3 000 zł |
| K-03 | Warsztat dla zespołu | 10 godz. | 200 zł | 2 000 zł |
| Razem | 13 000 zł |
Rachunek kontrolny: 2 × 4 000 + 1 × 3 000 + 10 × 200 = 13 000 zł. Jeżeli firma przeznacza 5 000 zł własnych środków, do pokrycia pozostaje 8 000 zł. Ta różnica jest luką w finansowaniu, a nie automatyczną kwotą dotacji.
Dołóż kolumnę „do sprawdzenia w dokumentacji”. Dla K-03 trzeba na przykład ustalić, czy wybrany instrument obejmuje taki rodzaj usługi i jak ją rozlicza. Jeśli odpowiedź jest negatywna, nie usuwaj rzeczywistego kosztu z planu firmy. Zmień źródło jego finansowania albo zakres inwestycji.
Zapisz źródła cen i porównywalne parametry
Dla każdej rzeczywistej wyceny zachowaj datę, dostawcę, zakres, termin ważności i plik źródłowy. Zaznacz koszty pominięte w cenie, na przykład wdrożenie lub dostawę. Porównywanie dwóch różnych zakresów tylko po sumie prowadzi do błędnych wniosków.
| ID budżetu | Materiał cenowy do zebrania | Co porównać |
|---|---|---|
| K-01 | Wyceny urządzeń o wymaganych parametrach | Liczba, parametry, gwarancja i zakres dostawy |
| K-02 | Zakres prac wdrożeniowych | Systemy, migracja danych i warunki odbioru |
| K-03 | Program i kalkulacja usługi | Godziny, uczestnicy, forma i rezultat |
To plan zbierania dowodów. Nie zastępuje procedury wyboru wykonawcy przewidzianej w umowie lub wytycznych. Nie twórz fikcyjnych ofert, a zwykłego rozeznania cen nie nazywaj przeprowadzonym postępowaniem zakupowym. Wątpliwość dotyczącą trybu zakupu wyjaśnij przed zaciągnięciem zobowiązania.
Harmonogram rzeczowo-finansowy i terminy płatności
W harmonogramie rzeczowo-finansowym powiąż każdą pozycję z zadaniem, terminem odbioru i zapłatą. Poniższe miesiące są względne i nie oznaczają dopuszczalnego okresu realizacji programu.
| Etap przykładu | Rezultat | Planowana płatność |
|---|---|---|
| Miesiąc 1 | Dostarczone stanowiska K-01 | 8 000 zł |
| Miesiąc 2 | Odebrana konfiguracja K-02 | 3 000 zł |
| Miesiąc 3 | Zakończona usługa K-03 | 2 000 zł |
Jeśli firma ma dziś tylko 5 000 zł, już pierwsza zapłata przekracza dostępne środki o 3 000 zł. Zapisz, z czego i kiedy zostanie pokryta ta różnica. Zapowiadana refundacja w późniejszym miesiącu sama nie opłaci wcześniejszej faktury.
Przed podaniem harmonogramu do wniosku sprawdź terminy kwalifikowalności, rozpoczęcia prac i dopuszczalne zmiany w dokumentacji wybranej rundy. Nie przesuwaj zakupu wyłącznie po to, by arkusz wyglądał na zbilansowany.
Wykonaj przegląd spójności
Sprawdź pięć powiązań: opis zadań z zakupami, ilości z uzasadnieniem, kwoty z materiałami cenowymi, terminy z zależnościami oraz finansowanie z datami płatności. Każdą uwagę przypisz do konkretnej pozycji, dokumentu i osoby odpowiedzialnej za poprawkę.
Przykład uwagi: „K-02 obejmuje migrację danych, ale zakres dostawcy opisuje tylko konfigurację. Ustalić zakres i uzyskać aktualną wycenę”. To lepsze niż ogólne „budżet do poprawy”. Zachowaj wersję poprzednią, żeby było wiadomo, co zmieniono.
Po podpisaniu umowy potrzebne będą już dowody wykonania i zapłaty, a nie same wyceny. Poradnik rozliczania dotacji pokazuje, jak przejść od pozycji budżetu do zestawu dokumentów. Przed wyborem instrumentu wróć do porównania dróg finansowania. Źródła sprawdzono 17 października 2026 r.; rachunki przykładu zweryfikowano, ale nie przeprowadzono zewnętrznej oceny kwalifikowalności.